Priorizar tus proyectos es importante porque te permite planificar y administrar de manera correcta tus recursos. El que todo sea urgente e importante finalmente no se llega a cumplir todo justamente por no tener un orden alineado con todos los stakeholders. Te muestro 2 formas de priorizar y te comparto plantillas para que puedas aplicar en tu gestión.
Tabla de Contenido
1. Priorizar Proyectos por puntaje 2. Priorizar proyectos por analogía WSJF (Ágil)Priorización de Proyectos
Para poder priorizar es importante la participación de los gerentes y tener el sponsoreado del Gerente General y Alta Dirección (es crítico sino no funciona). Te muestro 2 formas de priorizar los proyectos:
1. Priorizar Proyectos por Puntaje
Podemos citar varias categorías, muy similares a la plantilla de Seleccionar Proveedor para escoger la priorización de proyectos. Entre los principales criterios es la criticidad, regulatorio, valor al cliente final. En la plantilla he agregado una descripción con los puntajes recomendados (0 , 1 o 2).
Pasos
- Llena los criterios a considerar
- Ingresa el peso de cada criterio (Debe sumar 100)
- (OPCIONAL) puedes ingresar el sustento para cada puntaje del criterio (Los puntajes serán 0, 1 o 2)
- Pulsa el botón «Calificar Proyectos»
5. Ingresa información de los proyectos
6. Ingresa el puntaje
7. Pulsa el botón «Mostrar Resultados».
Enlace: Plantilla en Blanco de Priorizar Proyectos
Enlace: Ejemplo de Plantilla Llenada
2. Priorizar Proyectos por Analogía (WSFJ)
Este tipo de priorización WSJF (Weighted Shortest Job First), muy utilizado en ágiles o Scrum, consiste en escoger uno de los proyectos y calificarlos en base a 3 criterios según la escala de Fibonacci , es decir (1,2,3,5,8,13,21) con ello obtenemos el Costo de Demora, luego aplicamos una fórmula para definir la priorización.
Los 3 criterios:
- Valor para el negocio
- Criticidad en el tiempo
- Riesgo Operativo
Te explico paso a paso para que en la reunión que convoques a tus stakeholders sepan en el evento de priorización cuál es el orden del portafolio de proyectos
Paso 1: Completa la información
Completar la información del proyecto, incluir el VAN y TIR (recomendable) para tener esa información a la mano y podamos cuantificar cuando se califique «Valor para el usuario/negocio». Según tu contexto podemos adicionar varias columnas si se requiere.
Paso 2: Define el JobSise (complejidad/Esfuerzo)
Por cada proyecto, se debe definir un valor ,según la escala de fibonacci (1,2,3,5,8,13 y 21), para esa columna. Sugiero con algún experto del equipo de tecnología pudiera completar en base a la analogía.
Se recomienda escoger al proyecto que más se conoce, asignarle un puntaje 8 y luego ir a otros proyectos comparando con el que se ha asignado ¿Es igual de complejo que este o es menor?, de esta manera hay una estimación relativa.
Paso 3: Convoca a todas las gerencias sponsor
Convoca a todas las gerencias sponsor para que califiquen, en base a la escala de Fibonacci, las 3 columnas (Valor para el negocio, Criticidad relativa al tiempo y Riesgos mitigados/Oportunidades),
En ese evento, debe haber un moderador que primero indique a todos calificar, luego uno a uno va indicando qué valor asigna a cada criterio, en conjunto se puede observar, comparar con otro proyecto similar si aplica realmente ese valor para que sustente (Ejemplo: Si un proyecto B coloca 13 de valor para el negocio pero un proyecto A que es más rentable ha puesto 8 , el auditorio podría indicar que se baje el proyecto B o que el proyecto A suba más su puntaje). Esta retroalimentación es la clave para la priorización.
Paso 4: Presenta los resultados
En la plantilla que les comparto de manera gratuita ya se calcula automáticamente el WSJF , lo que tienen que realizar es un filtrado y ordenar de mayor a menor el valor de WSJF. De manera opcional luego de ordenar colocar 1 , 2 y de manera sucesiva para tener el orden priorizado de los proyectos.
Enlace: Plantilla y Ejemplo Priorización WSJF
Enlace: Conoce más de WSJF (Safe)
Para ambas formas de priorizar los proyectos es recomendable contar con un Business Case (es un documento en la cual se evidencie que existe un retorno a la inversión), en un próximo artículo compartiré un ejemplo. Con estas 2 formas ya puedes tener un portafolio de proyectos de manera más ordenada, sobre todo en escenarios de Transformación Digital que salen muchas iniciativas.