Crea tu formulario de contacto para registrar peticiones a tu equipo

Crea tu formulario de contacto para registrar peticiones a tu equipo y trabajar de manera colaborativa en línea, ideal para equipos de 5 a 10 personas. Se aplica para equipos de tecnología, de asesoría legal y otros equipos que necesiten centralizar solicitudes y luego trabajarlas en el equipo. Para ello vamos a utilizar el Drive de Google o One Drive de Microsoft

Paso 1 : Crea tu formulario de contacto en Drive

Para crear tu formulario debes:

1. Estar dentro de tu Drive y pulsar Nuevo
2. Seleccionar Nuevo
3. Seleccionar Nuevo Formulario en Blanco

Paso 2: Completar los datos del formulario

En este caso he agregado 5 campos:

• Gerencia: Lista desplegable para saber de qué gerencia viene el pedido
• Tipo de Atención: Importante clasificar el tipo de atención para conocer cuál es el pedido más recurrente.
• Descripción: Se ingresa la descripción del pedido
• Subir archivos adjuntos: Permite subir un archivo (Configurable el tipo de archivo y tamaño)

Paso 3: Configurar aspectos básicos

La configuración que he realizado son 2 aspectos:

• Recopilar correo de respuesta con la opción «Verificada», esto para evitar ingresar una opción de «Nombre», con el correo es suficiente para responder.
• Límite de tamaño total de archivo
• Tamaño y tipo de archivo

Paso 4: Agregar columnas adicionales en el Drive para dar seguimiento y trabajar de manera colaborativa.

He adicionado 3 columnas importantes en el drive donde se generan las respuestas:

• «Asignado a» o responsable para seleccionar a quien de tu equipo le asignas la tarea
• Estado: Es el estado del pedido (Sugiero 3 : Registrado, En Curso y Resuelto)
• Fecha de Solución: Una vez alguien de tu equipo se asigne la tarea debe cambiar a estado «En Curso» y cuando finalice debe cambiar a «Resuelto», ingresar la fecha de solución y enviar al correo electrónico registrado para informar que fue resuelto con una breve descripción.

Si deseas conocer el ejemplo en este artículo , te comparto el enlace: Formulario de Peticiones

Con estos pasos crea tu formulario de contacto para manejar un equipo de 5 a 10 personas y realizar un trabajo colaborativo bastante bueno y ordenado. Recomiendo que si el equipo y los pedidos son más de 1000 ir trabajando un drive de manera semestral o evaluar otra herramienta. En particular, he usado tanto Drive de Google como el One Drive, los pasos son bastante similares.

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