5 tips para imprimir en Excel

Imprimir en Excel puede resultar algo complicado si no realizas las configuraciones correctas. En este artículo aprenderás a configurar una página, ajustar los márgenes, imprimir una selección,  imprimir un encabezado, entre otros. Con ello imprimir en Excel será súper sencillo.

5 tips imprimir excel

Imprimir selección en Excel

Se sugiere cuando es poca información, una plantilla o formato. También cuando deseas que no salga toda la información, sino sólo una parte de la hoja. Para ello:

a) Selecciona la información a imprimir.

b) Pulsa Imprimir, o Ctrl +P

c) Cambia la lista desplegable de “Imprimir Hojas Activas”  a “Imprimir Selección”

Un tip adicional, es que puedas modificar la escala para seleccionar “Ajustar hoja en una página”, para visualizarlo en una página.

 Imprimir selección en Excel

Mejora la configuración de márgenes

Si deseas realizar ajustes pequeños en los márgenes de las hojas sugiero dos alternativas:

a) Modificar los márgenes manualmente activando “visualizar márgenes” que se encuentra en la parte derecha inferior de la pantalla de previsualización del documento.

b) Cambiar las opciones de configuración de “Márgenes”.  Excel te muestra 4 opciones al seleccionar la opción de “Márgenes” (“Última Configuración Personalizada”, “Normal” , “Ancho” y “Estrecho”). Puedes seleccionar cualquiera o ingresar tus propios valores al seleccionar “Márgenes Personalizados”. Una opción útil, es centrar en la página tanto horizontalmente como verticalmente.

Configurar márgenes imprimir excel

Configura la página para imprimir en Excel

Si requieres la impresión de todo un documento en Excel , que no pueda solucionar “Imprimir por selección”, vamos a configurar la página de Impresión.

Para ello debemos tener en cuenta las 3 vistas que Excel (sobre todo la última):

Vista de impresión Excel

a) Vista Normal : Es la vista clásica donde siempre has realizado tus operaciones.

b) Vista Diseño de Página: Es la vista con un formato preestablecido, acá puedes editar encabezados por ejemplo.

c) Vista Previa de Salto de Página: En esta vista se detalla la forma cómo se imprimirá el documento. En esta vista podrías cambiar seleccionando las líneas divisorias y ampliando en caso deseas que contemple más columnas de lo configurado.

En la ventana de Configuración (Después de pulsar Ctrl+P  o Seleccionar Archivo / Imprimir), tenemos un enlace “Configurar Página”. Luego de pulsar , te listo los tips:

Configurar página imprimir excel

  • Cambiar de orientación:  Si necesitas que se visualice mejor en sentido horizontal o vertical.
  • Ajuste por Porcentaje: Si necesitas que se varíe en un porcentaje el tamaño a imprimir. Por ejemplo, si coloco 80% se visualizará en ese porcentaje al momento de imprimir.
  • Cambiar el tamaño del papel: Revisa que esté seleccionado en formato A4. En algunas oportunidades, se pone en formato “Carta”.

Tip Adicional

Puedes imprimir intercalado, o cierto números de página en la misma ventana de configuración. Siempre es útil esa opción cuando vamos a imprimir varias copias.

Puedes imprimir un fondo (bastante útil en temas legales o contractuales) en las páginas a imprimir. Para ello, pulsas la opción  de “Fondo” que se encuentra en el menú “Diseño de Página” en el grupo de “Configurar Página”.

Si deseas seleccionar sólo un área de impresión, y que se vea en el pestaña Impresión el área seleccionada (como una mejor presentación), puedes seleccionar el contenido , luego pulsar el la opción “Establecer Área de Impresion” (de la pestaña”Diseño de Página”). Mira en la vista Impresión y verás la diferencia. Si requieres quitar el área de impresión, pulsar la opción “Borrar Área de Impresión” (de la pestaña”Diseño de Página”).

Configura encabezados y pie de página

Para que tu reporte en Excel tenga un mejor formato presentable, se recomienda configurar en la vista “Diseño de página” (ubicado en la esquina inferior derecha).  Si te sitúas en el encabezado o pie de página, se habilitará la pestaña “Diseño”.

Configurar encabezado imprimir excel

Listo las principales opciones:

  • Número de página
  • Texto en el encabezado y/o pie de página.
  • Fecha y Hora actual.
  • Nombre del archivo
  • Seleccionar para que la primera página sea distinta de todo el documento.

Configurar títulos al imprimir en Excel

Si quieres que una fila (título) se repita en la impresión y no se muestre sólo datos, podemos realizarlo con estos pasos:

a) Pulsar “Imprimir Títulos” , que se encuentra en la pestaña “Diseño de Página”.

b) Pulsar el botón de selección de celdas en “Repetir filas en extremo Superior”, y seleccionar el título de cabecera.

Titulo que se repite al imprimir Excel

En caso que requieras que se mantenga una columna, puedes seleccionar “Repetir columnas a la izquierda”.

Para corroborar, puedes seleccionar la vista Preliminar y visualizar cómo quedaría tu impresión.

Videotutorial

En este videotutorial, aplicaremos todos los tips mostrados en el punto anterior. (¿Han sido bastante verdad?)

Mi recomendación es que si deseas imprimir una hoja o poca información lo realices a través de la impresión de “Selección”. Si deseas imprimir bastante información, puedes configurar la página para imprimir. Te adjunto el excel mostrado en el video para que puedas realizar los mismos ejercicios. Con este tip junto a los tips de agilizar tu trabajo mejorarás tu desempeño en Excel.