5 fórmulas básicas de Excel que debes dominar

Con estas fórmulas básicas de Excel que te mostraré en este artículo estarás preparado para el uso de esta herramienta usada en la mayoría de trabajos y profesiones. Adicionalmente, te mostraré ejemplos prácticos y podrás descargar gratuitamente. Finalmente, te mostraré un video para que veas el paso a paso del uso de cada fórmula de Excel.

Tips para cualquier fórmula de Excel

Excel te permite realizar la trazabilidad de cada fórmula pulsando F2. Cuando pulsas F2, te indicará las celdas donde está tomando cada fórmula. Muy útil cuando no sale el resultado que esperas y posiblemente sea porque te faltó contemplar datos.

Excel te permite ayudar en la fórmula que indicas, para ello cuando escribas la fórmula que deseas usar pulsas TAB y Excel te ayudará a autocompletar.

Finalmente, si deseas mantener fijas una selección de celdas deberás pulsar F4 mientras seleccionas un intervalo. El resultado es que deberá aparecer el símbolo $. Por ejemplo, =SUMA.SI($D$7:$D$18,»Casaca»,$K$7:$K$18) se ha presionado F4 en D7:D18 para que se mantenga fijo.

Función Suma

Excel puede reconocer las operaciones matemáticas ( + , – , / , * ), no obstante, para la operación suma tiene ciertas funciones adicionales. Veamos las aplicación de esta fórmula con este ejemplo.

• SUMA: Permite sumar todos los elementos dentro de un intervalo.
  Ejemplo, Si queremos sumar todo el Total escribiremos =SUMA(K7:K18)
• SUMA.SI: Permite sumar los elementos bajo ciertas condiciones. Debes indicar primero el intervalo de condiciones, luego la condición y finalmente el intervalo donde se sumará.
  Ejemplo, sumar el total sólo del tipo de producto «Casaca» escribiremos =SUMA.SI($D$7:$D$18,»Casaca»,$K$7:$K$18)
• SUMA.PRODUCTO: Multiplica las filas y luego lo suma.
  Ejemplo, Vamos a calcular el subtotal sin impuestos escribiendo
  =SUMAPRODUCTO(E7:E18,F7:F18)

Función Contar

Siempre es útil contar elementos o números dentro de una tabla o lista, para ello Excel tiene la función Contar. Veamos con este ejemplo:

• CONTAR: cuenta los números que hay en un conjunto de celdas.
  Por ejemplo, si queremos contar la cantidad de veces de uso del Inquilino 1 (primer cuadro), escribiremos =CONTAR(C5:H5). Nos saldrá 0 porque no son valores numéricos.
• CONTARA: cuenta los valores así no sean números en un conjunto de celdas.
  Por ejemplo, si queremos contar la cantidad de veces de uso del Inquilino 1 (primer cuadro), escribiremos =CONTARA(C5:H5). Nos saldrá 4 y validamos que es correcto.
• CONTAR.BLANCO: cuenta los valores en blanco en un conjunto de celdas.
  Por ejemplo, si queremos contar la cantidad de veces que no usó el Inquilino 1 (primer cuadro), escribiremos =CONTAR.BLANCO(C5:H5)
• CONTAR.SI : Cuenta los valores numéricos que hay bajo cierto criterio. Para ello se ingresa el intervalo de celdas y luego se indicará el criterio a contar.
  Por ejemplo, si queremos saber la cantidad de inquilinos que han pagado, indicaremos: =CONTAR.SI(J14:J18,»PAGADO»)

Función Buscar

Una de las funciones más usadas en Excel, sobre todo la función BUSCARV para temas de análisis de datos. Asimismo, es útil para realizar formularios, libretas de notas, entre otros. Veamos el siguiente ejemplo que servirá para otras funciones.

• BUSCAR: Permite buscar elementos dentro de una lista o matriz. De mi experiencia sugiero usar las 2 siguientes funciones por ser más exactas. Se requiere elemento a buscar, el intervalo del criterio, y el intervalo del resultado.
  Por ejemplo, si queremos buscar el nombre del código E03 escribiremos =BUSCAR(«E03»,B5:B16,C5:C16)
• BUSCARV: Una de las funciones más poderosas del Excel, te permite encontrar los valores en base a un código identificador. Se requiere el código identificador, el total de la tabla, la columna de resultado y el indicador de exactitud (sugerencia en Falso).
  Por ejemplo: Si queremos el apellido materno del código E03 escribiremos =BUSCARV(«E03»,B5:G17,4,FALSO)
• BUSCARH: Permitirá realizar lo mismo que el BUSCARV pero si la tabla está en forma horizontal. Mira el ejemplo y te darás cuenta que las columnas (Cod Empleado, Nombre, …) están ahora en filas. Por lo general no es muy común que aparezca así, pero Excel también está preparado para ello.
  Por ejemplo: De la Lista de Empleados- Presentación Horizontal, requerimos el nombre del código E03, para ello =BUSCARH(M4,B20:G23,2,FALSO)

Función Extrae

Esta función te permite cortar cualquier parte de una palabra o frase. Es bastante útil para presentaciones según formato establecido. Necesitas la palabra o frase, luego indicar la posición y finalmente la cantidad de caracteres a extraer.

Por ejemplo, para designar usuarios generalmente utilizamos la primera letra del nombre y lo concatenamos al apellido. Del ejemplo anterior, si queremos designar un usuario sería así: =EXTRAE(M7,1,1)&M8

Función SI

Esta función es otra de las más útiles porque permitirá realizar una lógica simple que puede llegar a utilizarse con otras funciones. Necesitas primero indicar la condición, luego qué pasa si es Verdadero y lo que pasa si es Falso. Te muestro dos ejemplos:

• Indicar al costado del campo si es MASCULINO cuando es «M» o FEMENINO cuando es «F»
  =SI(M22=»M»,»MASCULINO»,»FEMENINO»)
• Indicar el nivel de sueldo, si < 3,000 será C , si es mayor a 3,000 pero menor a 6,500 será B y si es mayor a 6,500 será A.
  =SI(M13<3000,»C»,SI(M13<6500,»B»,»A»))

El Excel con todas las funciones mostradas podrás descargarla gratuitamente en este enlace : 5 Fórmulas básicas de Excel

Videotutorial de fórmulas básicas de Excel

En este videotutorial podrás revisar paso a paso las fórmulas presentadas en el artículo así como algunos tips.

Con estas fórmulas básicas de Excel podrás afianzar tus conocimientos en Excel, además te recomiendo revisar 5 tips para agilizar tu trabajo en Excel. Con ambos tips verás que sorprenderás en el uso de Excel siendo más eficiente en tu trabajo o universidad. ¿Necesitas que profundicemos alguna fórmula?. Nuevamente te cito el enlace del excel presentado: Excel de Ejemplos de las Fórmulas de Excel.