5 tips para mejorar el uso de los filtros en Excel

Mejorar el uso de los filtros en Excel nos puede ayudar a gestionar de manera eficiente nuestra información en nuestro trabajo. En este artículo te mostraré tips y ejemplos para aprovechar los filtros en Excel. Asimismo, te compartiré el Excel usado en el vídeo y estos ejemplos.

Tips antes de usar filtros en Excel

• Asegúrate que en la hoja no haya celdas combinadas. Especialmente en los títulos ya que no filtrará por cada columna sino por la primera celda superior.
• Revisa que no haya columnas o filas en blanco. El filtro tomará toda la información que esté limitada por celdas con información. Una recomendación es pulsar las teclas Ctrl + *.

Me consultaron alguna vez que no funcionaba el filtro porque sus celdas estaban combinadas, sólo añadí una fila y la oculté para no modificar la estructura de su reporte y poder aplicar los filtros. Pueden ver el ejemplo en el vídeo de Youtube.

El ejemplo mostrado corresponde a la búsqueda de ubigeo. En un artículo construí un programa para buscar y configurar el ubigeo. Finalmente, si vas a usar posteriormente tablas dinámicas, se recomienda que las columnas tengan distinto nombre.

Ordenar la información con filtros

Para ordenar la información con filtros podemos realizarlo por cada columna o en varios niveles.

Si es por columna, vamos al filtro de la columna y podemos ordenar de menor a mayor (si es número), o de A a la Z (si es letra). También te permite ordenar por color. Para ordenar por más criterios:

1. Para ordenar por más criterios tenemos 2 opciones (en ambas se mostrará una ventana para ordenar por varias columnas):
   • Usa el filtro, sitúate en «Ordenar por Color» y selecciona «Orden Personalizado».
   • Pulsa el botón «Ordenar» que se encuentra en la pestaña «Datos» al costado del botón «Filtro».
2. Selecciona «Agregar Nivel» en caso desees ordenar por varias columnas.
3. Selecciona el «Criterio de Ordenamiento» (Si es de menor a mayor en caso sea numérico o de A a Z en caso sea texto).
4. Pulsa botón Aceptar

En el ejemplo, vemos que he ordenado por Categoría, luego por Marca y finalmente por Precio.

Búsqueda dentro de los filtros en Excel

Si deseas buscar un valor dentro de los filtros, no necesitas buscar uno por uno, simplemente ir al filtro de la columna:

1. Puedes escribir dentro de una caja de texto el valor y el resultado se va ir acortando poco a poco.
2. Pulsar Aceptar o simplemente la tecla «Enter».

Esto es bastante útil y muy pocos conocen dicha funcionalidad que te ahorra bastante espacio, sobre todo cuando la lista es muy extensa.

Por ejemplo, en la lista de CIIUS quiero ver sólo las actividades relacionadas a «Informática». Para ello, sólo pondré en la caja de texto «Información» y luego enter. Se mostrará los resultados ya filtrados.

Aplica más de un filtro en Excel

La ventaja de usar filtros es que puedes aplicar más de un filtro a la vez, seleccionar uno o más valores de cada filtro. Si deseas borrar los filtros realizados puedes pulsar la opción de borrar Filtro, como última opción sería pulsar nuevamente el botón Filtro.

Asimismo, cada filtro tiene su propia búsqueda avanzada. Por ejemplo si te sitúas con el cursor en «Filtros de Texto» te mostrará opciones como «Es Igual», «Comienza por», «Contiene» , entre otras opciones que facilitarán tu búsqueda y/o aplicación de más filtros.

Filtro Avanzado

Una opción que te ofrece Excel es permitir realizar varios filtros mucho más avanzado que la opción anterior. Este filtro lo usé en el programa para buscar CIIU y configurar en tu sistema, si quieres conocer pulsa el siguiente enlace: «Buscar CIIU«

Esta opción te permite filtrar varios criterios y el resultado poder enviarlo a otra pestaña. Para ello:

1. Copia los títulos de tu tabla. (Mi sugerencia es que insertes filas encima de tu tabla)
2. En las filas siguientes del título copiado, ingresaremos criterios a filtrar. Pueden ser 1 a más filas.
3. Sitúate en tu tabla original.
4. Pulsa el botón «Filtro Avanzado».
5. Se mostrará una ventana donde te listará:
   • Rango de lista: Si te situaste en la tabla se autocompletará.
   • Rango de Criterios: Seleccionarás los criterios que has ingresado en el punto 2.
   • Copiar a (opcional): Se habilita esta opción para que los resultados se copien a otra parte del libro Excel. Si requieres que se habilite deberás seleccionar «Copiar a otro lugar»
   • Marcar Registros únicos si deseas que no haya duplicidad en los resultados
6. Pulsar el botón aceptar.

En el vídeo mostrado te muestro un ejemplo con estos pasos realizados. Asimismo, debemos conocer algunos símbolos básicos para temas de texto. Por ejemplo:

• Cultivo*: El arterisco permitirá buscar todas las celdas que inicien con Cultivo.
• *Cultivo*: El arterisco entre la palabra o frase permitirá buscar todas las celdas que contengan la palabra Cultivo.
• *Cultivo: El arterisco al inicio permitirá buscar todas las celdas que finalicen con la palabra Cultivo.
• Cu?ltivo: El signo de interrogación ? buscará la palabra que independiente de la posición del signo de interrogación. Ejemplo caltivo , celtivo, ciltivo, coltivo , cultivo entre otras.

En cambio, para campos numéricos podemos señalar los símbolos >, <, = , <> (distinto).

Videotutorial

Te muestro los ejemplos con el paso a paso en este vídeo.

Les comparto el Excel con los ejemplos tanto en este artículo como el vídeo en este enlace.

Mejorar el uso de los filtros en Excel permitirá ser más eficiente en tu trabajo, organizar mejor tu información. Mi sugerencia es que los filtros lo trates un una tabla organizada (sin celdas combinadas), y para temas de reportería que sea en otra pestaña. Este artículo junto con «5 tips para agilizar en Excel» te servirán para ampliar tus conocimientos en Excel.

Espero que te sea útil, si deseas profundizar o que te explique a más detalle algún tip, indícanos en nuestro Facebook, Twitter o Instagram.